Порядок опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження голови

райдержадміністрації

02.08.2016 № 324

 

ПОРЯДОК

опрацювання та розгляду запитів щодо надання публічної інформації

в Розівській райдержадміністрації та її структурних підрозділах

 

І. Загальні положення

 

  1. Цей порядок розроблено на виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» та з метою систематизації роботи із запитувачами інформації в частині їх доступу до публічної інформації, розпорядником якої є Розівська районна державна адміністрація (далі за текстом – райдержадміністрація) та її структурні підрозділи.
  2. Публічна інформація, розпорядником якої є райдержадміністрація та її структурні підрозділи – це відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання райдержадміністрацією та її структурними підрозділами своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні райдержадміністрації та її структурних підрозділів відповідно до їх повноважень.
  3. Запити щодо надання публічної інформації можуть бути подані до райдержадміністрації або до окремих її структурних підрозділів в усній формі, в письмовій формі, по телефону, факсом, електронною поштою за вибором запитувача.
  4. У разі подання запиту до райдержадміністрації або до її структурних підрозділів інформація надається згідно з положеннями цього Порядку. 
  5. Письмові запити щодо надання публічної інформації та запити, що надсилаються електронною поштою або факсом, складаються у довільній формі, але обов’язково мають містити:

  П.І.Б. (найменування для юридичної особи) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв’язку, якщо такий є;

  загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;

  підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.

  1. Відсутність у запиті або наявність у неповному обсязі інформації про запитувача, зазначеної у п. 5 цього Порядку, відповідно до ч. 1 ст. 22 Закону України «Про доступ до публічної інформації» є підставою для відмови в наданні інформації, про що запитувачу письмово повідомляється у встановлений зазначеним законом термін. Повідомлення на запит, надісланий електронною поштою, надсилається запитувачу на вказану електронну адресу.
  2. З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подавати запит шляхом заповнення відповідних форм запитів на інформацію, які можна отримати в уповноваженої особи за надання доступу до публічної інформації (далі – уповноважена особа).
  3. Уповноваженою особою з питань надання доступу до публічної інформації (надання публічної інформації) за запитами, адресованими голові районної державної адміністрації, першому заступнику, заступнику голови, керівнику апарату райдержадміністрації, райдержадміністрації в цілому без зазначення конкретного адресата є головний спеціаліст  відділу організаційної роботи апарату райдержадміністрації Кіщак О.О. Запити, адресовані до структурних підрозділів райдержадміністрації, розглядаються уповноваженими  посадовими особами  відповідних структурних підрозділів.
  4. У випадку надходження запиту на отримання інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь на який має бути надана не пізніше 48 годин з дня його отримання, уповноважена посадова особа перевіряє обґрунтованість визначення запитувачем свого запиту як термінового згідно з положеннями Закону України «Про доступ до публічної інформації» та об’єктивні обставини відповідного запиту. У разі визначення терміновості запиту необґрунтованою він розглядається у загальному порядку та у відповіді запитувачу окремо зазначаються підстави прийняття такого рішення.
  5. Відповідальність за достовірність даних та інформації, наведеної у запиті щодо надання публічної інформації, несе запитувач.
  6. У разі, якщо звернення громадянина серед інших перелічених питань містить питання, яке має ознаки запиту щодо надання публічної інформації відповідно до Закону України «Про доступ до публічної інформації», то таке питання розглядається разом з іншими питаннями звернення у порядку, передбаченому Законом України «Про звернення громадян».

 

ІІ. Процес отримання запитів щодо надання публічної інформації

 

  1. Запити щодо надання публічної інформації приймаються райдержадміністрацією та її структурними підрозділами у робочі дні протягом робочого часу (з понеділка по четвер – з 8:00 до 17:00, у п’ятницю – з 8:00 до 15:45). Запити щодо надання публічної інформації у телефонному режимі, у письмовій чи усній формі, що подаються особисто в адміністративному будинку, в якому знаходиться райдержадміністрація або структурні підрозділи, не приймаються протягом обідньої перерви (з 12:00 до 12:45).
  2. Письмові запити щодо надання публічної інформації, надіслані поштою, які адресовані райдержадміністрації або її структурним підрозділам, отримують відповідальні працівники відділу організаційної роботи апарату райдержадміністрації або працівники, відповідальні за діловодство в структурних підрозділах та невідкладно (протягом одної години з моменту отримання) передають уповноваженій особі для реєстрації. Час передачі письмових запитів фіксується у відповідному журналі.
  3. Запити щодо надання публічної інформації за допомогою електронної пошти, які адресовані керівництву райдержадміністрації або райдержадміністрації в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, надсилаються на електронну адресу райдержадміністрації «Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. вам потрібно увімкнути JavaScript, щоб побачити її.». В структурних підрозділах райдержадміністрації надсилаються на електронну адресу цих структурних підрозділів. Уповноважена особа періодично (але не рідше ніж 4 рази протягом робочого дня – о 9:00, 11:00, 13:00, 15:00) перевіряє наявність надходження нових запитів на зазначену електронну адресу. Нові запити реєструються.
  4. У випадку, якщо запит містить суперечливі положення, які не дозволяють однозначно ідентифікувати запит як такий, що підпадає під дію Закону України «Про доступ до публічної інформації», уповноважена особа залучає працівників юридичного сектору апарату райдержадміністрації для невідкладного надання правової допомоги в ідентифікації документа.
  5. Запити щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву райдержадміністрації або райдержадміністрації в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, у телефонному режимі приймаються та оформлюються уповноваженою особою райдержадміністрації за телефоном 97-4-37. В структурних підрозділах, запити, адресовані керівнику структурного підрозділу приймаються у телефонному режимі уповноваженою особою структурного підрозділу райдержадміністрації.
  6. При зверненні із запитом на отримання публічної інформації за телефоном структурні підрозділи райдержадміністрації  переадресовують запитувача за телефоном уповноваженої особи. Аналогічний порядок переадресації застосовується при направленні
    запиту факсом. Уповноважена особа райдержадміністрації або структурного підрозділу приймає запит, викладений за телефоном, і на його підставі заповнює форму запиту щодо надання інформації, із зазначенням усіх реквізитів запиту, передбачених у п. 5 цього Порядку, дати та часу прийняття запиту. В аналогічному порядку здійснюється прийом запиту на отримання публічної інформації, поданий в усній формі.
  7. Запити на отримання інформації, які надійшли засобами факсимільного зв’язку, оформлюються і реєструються як запити, що надійшли поштою. Прийом факсограм здійснюється уповноваженою особою.

 

ІІІ. Процес реєстрації та обліку запитів щодо надання публічної інформації

 

  1. Реєстрації підлягають усі отримані запити щодо надання публічної інформації. Відсутність повної інформації про запитувача, зазначеної у п. 5 розділу І цього Порядку, чи інша невідповідність запиту вимогам п. 5 розділу І цього Порядку, не є підставою для відмови у  реєстрації такого запиту.
  2. Запити щодо надання публічної інформації отримують реєстраційну дату надходження до Розівської райдержадміністрації або її структурних підрозділів фактичного дня надходження. Запити щодо надання публічної інформації, які надійшли після закінчення робочого часу, отримують реєстраційну дату надходження в райдержадміністрації та її структурних підрозділах наступного робочого дня за фактичним днем надходження.
  3. Запити щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву райдержадміністрації або райдержадміністрації в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, реєструються уповноваженою особою.
  4. Реєстрація та облік запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву райдержадміністрації або райдержадміністрації в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, здійснюється уповноваженою особою в  підсистемі «Запити публічної інформації» електронної системи автоматизації діловодства «OPTIMA-Workflow», реєстрація та облік запитів  щодо надання публічної інформації адресованих структурному підрозділу райдержадміністрації, здійснюється уповноваженою особою  структурного підрозділу в окремому журналі.

  На кожний окремий запит оформлюється відповідна реєстраційна картка в електронній системі, в якій, крім даних, зазначених у п. 5 цього Порядку, обов’язково фіксується час реєстрації.

  1. При реєстрації в електронній системі автоматизації діловодства «OPTIMA-Workflow» запити щодо надання публічної інформації  класифікуються за:

  1) статусом запитувача (фізична або юридична особа): громадська організація, ЗМІ, підприємство тощо;

  2) територією знаходження запитувача: селищна, сільські ради району, райони області, міста обласного значення, інші області тощо;

  3) тематикою запиту;

  4) способом надсилання запиту: письмово, електронною поштою, у телефонному режимі, факсом, подано особисто.

  1. При реєстрації запити щодо надання публічної інформації, які подані у електронній формі, дублюються на паперових носіях. При отриманні усного запиту чи запиту за телефоном уповноважена особа заповнює форму запиту, яка подається на реєстрацію.
  2. Для реєстрації запитів щодо надання публічної інформації на паперових носіях використовується штамп райдержадміністрації «Вхідний №___».
  3. На прохання заявника, який особисто подав запит щодо надання публічної інформації в адміністративному будинку райдержадміністрації або її структурному підрозділі, уповноважена особа  проставляє штамп з реєстраційним номером на другому друкованому екземплярі запиту, якого запитувач залишає собі (у разі його стовідсоткової автентичності першому екземпляру запиту, який залишається в райдержадміністрації або її структурному підрозділі).
  4. Реєстраційні картки, запити на паперових носіях та відповіді, які надано запитувачу, формуються у справи та зберігаються уповноваженою особою протягом 2 років з дати реєстрації.

 

IV. Процес розгляду запитів щодо надання публічної інформації

 

  1. При первинному розгляді запитів щодо надання публічної інформації, які адресовані керівництву райдержадміністрації або райдержадміністрації в цілому без зазначення конкретного підрозділу чи посадової особи, уповноважена особа вивчає запити, передає запити на резолюцію голови райдержадміністрації. В структурному підрозділі райдержадміністрації  при отриманні запитів щодо надання публічної інформації уповноваженою особою дані запити передаються на резолюцію начальнику структурного підрозділу райдержадміністрації.
  2. Резолюція оформлюється протягом 3 робочих годин з часу реєстрації запиту. Для термінових запитів з терміном розгляду 48 годин резолюція оформлюється протягом 1 години після реєстрації запиту.
  3. Уповноважена особа райдержадміністрації не рідше ніж два рази на день (о 10:00 годині та 14:00 годині) передає запити з відповідною резолюцією до структурних підрозділів райдержадміністрації, в структурних підрозділах – до виконавців які згідно з резолюціями мають підготувати проект відповіді запитувачу. Термінові запити з терміном розгляду 48 годин передаються на розгляд виконавцям негайно відразу після накладення резолюції. Час передачі запитів фіксується у відповідному журналі.
  4. Відповідальні працівники структурних підрозділів райдержадміністрації невідкладно (протягом одної години після отримання повідомлення про надходження запитів) отримують запити в уповноваженої особи апарату райдержадміністрації. Час передачі запитів відповідальним працівникам структурних підрозділів райдержадміністрації на розгляд та підготовку відповідей запитувачам фіксується у відповідному журналі.
  5. Структурні підрозділи райдержадміністрації розглядають запит та готують проект відповіді за підписом голови райдержадміністрації. У разі його відсутності (відрядження, відпустка, тимчасова непрацездатність в зв’язку із хворобою) готується проект відповіді за підписом першого заступника голови райдержадміністрації.
  6. Проекти відповідей подаються на підпис у 2 примірниках. До проекту відповіді у разі необхідності, додаються копії документів (як до першого, так і до другого примірників).
  7. Термін підготовки відповіді зазначається в реєстраційній картці або журналі, але не може перевищувати 3 робочих днів.
  8. У разі, якщо запит стосується сфери повноважень декількох структурних підрозділів райдержадміністрації, відповідальним за підготовку проекту відповіді запитувачу є структурний підрозділ, зазначений першим у резолюції (на нього покладається узагальнення інформації).
  9. Проекти відповідей на запит в обов’язковому порядку візуються керівником структурного підрозділу, який готував проект (у випадку, коли інформацію готували декілька структурних підрозділів, проект відповіді візують всі керівники), керівником юридичного сектору апарату райдержадміністрації, уповноваженою особою, першим заступником, заступником голови, керівником апарату (відповідно до розподілу обов’язків).

  Підготовлений проект відповіді запитувачу передається уповноваженій особі, яка в свою чергу подає його голові райдержадміністрації для підписання та відправки. Дата та час передачі проекту відповіді фіксуються уповноваженою особою у відповідному журналі.

  1. В структурних підрозділах райдержадміністрації, уповноважена особа запити з відповідною резолюцією начальника структурного підрозділу невідкладно передає виконавцю. Час передачі фіксується у відповідному журналі. Відповідальні виконавці розглядають запит  та готують проект  відповіді за підписом начальника структурного підрозділу райдержадміністрації.
  2. При наданні відповіді запитувачу на електронну адресу лист за підписом голови райдержадміністрації або начальника структурного підрозділу райдержадміністрації, якщо запит надійшов до структурного підрозділу, та копії документів скануються та відправляються електронною поштою у форматі «PDF». Уповноважена особа фіксує на паперових носіях факт відправки кореспонденції електронною поштою із зазначенням дати, часу та особистого підпису.
  3. У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, термін розгляду такого запиту може бути обґрунтовано продовжено до 20 робочих днів при погодженні із головою райдержадміністрації або начальником структурного підрозділу райдержадміністрації, якщо запит надійшов до структурного підрозділу безпосередньо.
  4. У разі продовження терміну розгляду запиту відповідний структурний підрозділ райдержадміністрації, на розгляді якого знаходиться запит, не пізніше терміну, зазначеного у реєстраційній картці відповідного запиту як термін виконання запиту, готує проект листа на адресу запитувача про подовження терміну розгляду запиту з обґрунтуванням причин подовження за підписом голови райдержадміністрації. Зазначений лист надається уповноваженій особі  в порядку, передбаченому в п.10 розділу ІV цього Порядку.
  5. Керівники відповідних структурних підрозділів райдержадміністрації несуть персональну відповідальність за організацію розгляду запитів щодо надання публічної інформації згідно з резолюцією та дотримання термінів їх розгляду у відповідному підрозділі, а також за зміст підготовлених структурним підрозділом проектів відповідей. Відповідальними посадовими особами за перевірку повноти відповіді на запит на етапі його візування є перший заступник, заступник голови, керівник апарату райдержадміністрації (відповідно до розподілу обов’язків).
  6. Після підписання відповіді на запит головою райдержадміністрації відповідь з додатками передається уповноваженою особою до відділу організаційної роботи апарату райдержадміністрації для відправлення запитувачу. Дата та час передачі відповіді фіксуються у відповідному журналі. Відправка проводиться згідно з графіком роботи Розівського цеху телекомунікаційних послуг №16 смт.Розівка ПАТ «Укртелеком». Уповноважена особа також відповідає за надання відповіді у тій формі/носії, у якій вимагає запитувач.
  7. У разі продовження терміну розгляду запиту, який надійшов до структурного підрозділу райдержадміністрації безпосередньо, уповноважена особа готує проект листа запитувачу з обґрунтуванням причин подовження  терміну розгляду  запиту за підписом начальника структурного підрозділу, який після підписання передається відповідній особі для відправлення.

  Дата та час передачі відповіді  фіксується у відповідному журналі.

 

V. Процес контролю за дотриманням термінів розгляду запитів щодо надання публічної інформації

 

  1. Уповноважена особа здійснює контроль за дотриманням термінів розгляду запитів та підготовки проектів відповідей структурними підрозділами райдержадміністрації.
  2. Датою та часом фактичного виконання відповідним структурним підрозділом райдержадміністрації завдання з розгляду відповідного запиту вважається дата та час реєстрації у відповідному журналі факту надання відповідним структурним підрозділом проекту відповіді запитувачу.
  3. У разі порушення термінів підготовки проекту відповіді запитувачу структурним підрозділом райдержадміністрації уповноважена особа протягом одного робочого дня інформує про цей факт керівника апарату райдержадміністрації для вжиття відповідних заходів.
  4. Контроль за дотриманням термінів розгляду запитів та підготовки проектів  відповідей виконавцями в структурних підрозділах райдержадміністрації здійснює уповноважена особа  структурного підрозділу. Факт надання проекту відповіді  запитувачу виконавцем, який реєструється у відповідному журналі, є датою та часом фактичного виконання завдання з розгляду відповідного запиту. Якщо термін підготовки відповіді запитувачу порушується, уповноважена особа повинна  сповістити про це начальника  структурного підрозділу.

 

VI. Затвердити:

 

1. Форму письмового запиту на публічну інформацію (додається);

2. реєстраційно-контрольну картку інформаційного запиту (додається).

 

 

Керівник апарату районної держадміністрації

 

 

Н.М.Карнаух

© 2013-2018 Розівська районна державна адміністрація Запорізької області