Порядок розгляду письмових звернень громадян

 

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ відділу культури і туризму

Розівської районної державної

адміністрації Запорізької області

від 18 листопада 2015 року № 28-осн

 

ПОРЯДОК
розгляду письмових звернень громадян у відділі культури і туризму Розівської районної державної адміністрації Запорізької області

 

  1. Розгляд письмових звернень громадян у відділі культури і туризму Розівської районної державної адміністрації Запорізької області здійснюється відповідно до Закону України «Про звернення громадян», Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування», Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, яка затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року № 348 (зі змінами та доповненнями), Класифікатора звернень громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 року № 858 (зі змінами та доповненнями).

 

  1. Звернення, що надійшли до відділу культури і туризму Розівської районної державної адміністрації Запорізької області, реєструються у журналі скарг, заяв та пропозицій у день надходження згідно із Класифікатором звернень громадян.

При реєстрації звернень на першому аркуші звернення проставляється відповідний штамп відділу культури і туризму Розівської районної  державної адміністрації Запорізької області із зазначенням дати та вхідного номеру відповідного звернення.

У разі особистого подання письмового звернення до відділу культури і туризму Розівської районної  державної адміністрації Запорізької області, на вимогу громадянина, на першому аркуші копії звернення, яку він залишає собі, проставляється відповідний штамп, дата надходження та вхідний номер звернення.

Письмові звернення в електронній формі направляються на спеціально визначену адресу електронної пошти відділу культури і туризму Розівської районної  державної адміністрації Запорізької області для відправлення письмових звернень громадян у електронній формі: Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам потрібно увімкнути JavaScript, щоб побачити її. або через відповідну форму «Звернутися до Розівської районної державної адміністрації» на офіційному веб-сайті Розівської районної державної адміністрації Запорізької області у розділі «Звернення громадян».

Письмові звернення, що надійшли в електронній формі, роздруковуються та реєструються, як письмові звернення.

 

  1. Облік письмових звернень здійснюється головним спеціалістом відділу культури і туризму Розівської районної державної адміністрації Запорізької області. На кожне звернення заповнюється картка звернень громадян та формується справа. 

 

  1. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.

 

  1. У разі надходження повторного звернення від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті, начальник відділу культури і туризму Розівської районної державної адміністрації Запорізької області, згідно з чинним законодавством, може прийняти рішення про припинення розгляду звернення на підставі матеріалів розгляду попередніх звернень. Проект відповіді заявнику про припинення розгляду питання готується згідно чинного законодавства.

Подальші звернення від таких заявників з питань, розгляд яких припинено, у відділі культури і туризму Розівської районної  державної адміністрації Запорізької області не розглядаються, про що відділ культури і туризму Розівської районної  державної адміністрації Запорізької області повідомляє заявникові у термін, не більше п’яти днів з дня надходження такого звернення до відділу культури і туризму Розівської районної  державної адміністрації Запорізької області.

 

  1. Звернення, в якому не викладено зміст питання, або суть його є незрозумілою, повертається заявникові з відповідними роз’ясненнями не пізніше ніж через десять днів від дня його надходження.

 

  1. Звернення інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв Радянського Союзу, Героїв України, жінок, яким присвоєно почесне звання України «Мати-героїня» розглядаються начальником відділу культури і туризму Розівської районної державної адміністрації Запорізької області.

 

  1. Начальник відділу культури і туризму Розівської районної державної адміністрації Запорізької області розглядає звернення та накладає резолюцію щодо розгляду звернення головним спеціалістом відділу культури і туризму Розівської районної державної адміністрації Запорізької області. Розгляд звернення не повинен перевищувати 3 календарних днів з дня отримання звернення на розгляд.

 

  1. Звернення, в яких порушені питання, що не входять до повноважень відділу культури і туризму Розівської районної державної адміністрації Запорізької області, пересилаються за належністю в термін, не більше п’яти днів з дня надходження до відділу культури і туризму Розівської районної  державної адміністрації Запорізької області, про що повідомляється громадянину, який подав звернення.

          Повідомлення громадянину про направлення його звернення на розгляд за належністю до органу, до компетенції якого відноситься розгляд його звернення, а також листи та повідомлення громадянину про пересилання звернень, помилково надісланих до відділу культури і туризму Розівської районної  державної адміністрації Запорізької області підписує начальник відділу культури і туризму Розівської районної  державної адміністрації Запорізької області.

 

  1. Забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим органам або посадовим особам, дії, чи рішення яких оскаржуються.

 

  1. Підготовку матеріалів для відправки звернень та оперативний контроль за дотриманням термінів розгляду звернень здійснює головний спеціаліст відділу культури і туризму Розівської районної  державної адміністрації Запорізької області. Термін розгляду зазначається у реєстраційні картці.

 

  1.     Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень, надання письмової відповіді заявнику несуть посадові особи, яким доручено розгляд звернень.

Начальник відділу культури і туризму Розівської районної  державної адміністрації Запорізької області систематично вживає необхідних заходів щодо скорочення фактичних термінів розгляду звернень.

 

  1. Звернення вважається таким, що перебуває на контролі у відділі культури і туризму Розівської районної державної адміністрації Запорізької області, якщо у резолюції, що розглядав звернення, надано доручення поінформувати про результати розгляду звернення.

 

  1.   За результатами розгляду звернень, що перебувають на контролі в  Розівській районній державній адміністрації Запорізької області, проекти відповіді заявникам, які подаються до Розівської районної державної адміністрації Запорізької області готуються та візуються начальником відділу культури і туризму Розівської районної державної адміністрації Запорізької області.

 

  1.    Відповідь заявнику на початку має містити у лівому куті короткий зміст питання за формою «Про…» та шанобливе звернення з використанням імені та по-батькові заявника – «Шановний (а) …!». У разі, якщо ім’я та по-батькові заявника не відомі, використовується форма з прізвищем заявника – «Шановний пане (пані) …!». Безпосередньо перед підписом посадової особи відповідь закінчується фразою – «З повагою».

 

  1. У разі необхідності продовження терміну розгляду звернення, за згодою посадової особи, що надала доручення щодо розгляду звернення, відповідальним виконавцем надсилається повідомлення заявнику до закінчення основного терміну розгляду звернення.

 

  1. Рішення про зняття звернень з контролю приймає начальник відділу культури і туризму Розівської районної державної адміністрації Запорізької області, шляхом накладання резолюції «До справи» на інформації про результати розгляду звернення.

 

  1. У разі необхідності начальник відділу культури і туризму Розівської районної державної адміністрації Запорізької області може залишити звернення на контролі до остаточного рішення та інформування заявника про остаточні результати розгляду. В такому випадку, заявнику до кінця остаточного розгляду його звернення, надається проміжна відповідь у встановлений чинним законодавством термін.

 

  1. Пропозиції, заяви і скарги громадян після їх вирішення з усіма документами щодо їх розгляду і вирішення та реєстраційно-контрольної картки знаходяться у відділі культури і туризму Розівської районної державної адміністрації Запорізької області.

 

  1. За бажанням заявника, письмова відповідь направляється в електронній формі на адресу електронної пошти заявника. Для відправлення в електронній формі письмова відповідь має бути відсканованою на офіційному бланку із зазначенням вихідного реєстраційного номера та за підписом відповідної посадової особи. Відповідь на письмове звернення, яке подане в електронній формі, надається з урахуванням вимог Закону України «Про захист персональних даних».

 

  1. Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами складає п’ять років. Після закінчення п’ятирічного терміну зберігання документи за пропозиціями, заявами і скаргами знищуються у порядку, встановленому чинним законодавством.

 

Начальник відділу культури і туризму

Розівської районної державної адміністрації

Запорізької області                                                                              С.А. Топалов